又到這請假的季節，一堆同事都請假出去玩，這時候我們的工作郵件就得設定「休假自動回覆」！不然客戶寄信來沒人回，可是會出大事的！
說起這「休假自動回覆」，我可是折騰好一會兒。一開始，想說就簡單寫個中文版的就結果發現公司裡有些外國客戶，中文他們看不懂！這不就尷尬？沒辦法，只好硬著頭皮來寫個英文版的。
一開始我哪會寫什麼英文郵件，還好現在網路很方便，我就上網到處找看看有沒有能用的範本。你還別說，真的給找到！
得寫個主旨？總不能讓人家收到一封沒主旨的信？於是主旨我就寫成：「Out of Office Auto-Reply」，這樣人家一看就知道，喔，這是一封自動回覆的郵件，我不在辦公室。
然後就是內文。我先用中文寫一遍，大概就是說：
- 「您我將於 [日期] 離開辦公室，並於 [日期] 返回。在此期間，我將無法定期檢查郵件。但是，我將在返回後儘快回覆任何緊急事項。」
寫完中文版的，再把英文版的補上：
- 「Dear [Recipient]， I will be away from the office on [Date] and will return on [Date]. During this time， I will not be checking my email regularly. However， I will do my best to respond to any urgent matters upon my return.」
如果真的有急事怎麽辦？所以我又加一段：
- 「如果您需要立即協助，請聯絡 [備用聯絡人] 在 [備用聯絡方式]。他們將能夠協助您處理 [具體事項]。」
- 「If you need immediate assistance， please contact [Alternate Contact Person] at [Alternate Contact Information]. They will be able to assist you with [Specific Matters].」
最後，當然要客氣一下！所以結尾我寫：
- 「感謝您的理解與耐心。我期待著回到工作崗位，瞭解所有最新的動態。」
- 「Thank you for your understanding and patience. I look forward to returning to work and catching up on all the latest developments.」
然後署名、職稱、公司，搞定！
- 「Best regards， [Your Name] [Your Title] [Your Company]」
就這樣，我的「休假自動回覆」英文版郵件就大功告成！雖然過程有點曲折，但總算是搞定。以後請假出去玩，就不用擔心客戶找不到人！哈哈！
其他發現
後來我發現，除上面寫的那種範本，其實還有人會寫得比較簡單的，像我同事寫的「Dear Sir/Madam,I will be out of office for Chinese new year holiday during Feb.16th – Feb.26th * very limited access to email.」也很不錯，簡單明瞭！
還有看到有人說「OOO」是「Out of Office」的縮寫，就是「不在辦公室」的意思，常用在郵件自動回覆裡。學到學到！
反正不管怎麼寫，只要能讓收件人知道你正在休假，並且能找到人處理緊急事項，那就沒問題！
這次的經驗也讓我學到，很多事情看起來很難，但只要肯動手去做，上網找找資料，其實也沒那麼難嘛以後再遇到類似的問題，我就不用怕！
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